Folha de pagamento - Elaboração obrigatória

Roteiro - Previdenciário/Trabalhista - 2009/4206

Sumário
I - Obrigatoriedade
II - Salário e remuneração
II.1 - Discriminação das verbas
II.2 - Horas extras
II.3 - Adicional noturno
II.4 - Adicional de periculosidade
II.5 - Adicional de insalubridade
II.6 - Adicionais concomitantes
III - Descontos na folha de pagamento
III.1 - Contribuição sindical
III.2 - Vale-Transporte
III.3 - Folha de pagamento mensal
IV - Contribuição previdenciária
IV.1 - Trabalhadores
IV.2 - Empresas
V - FGTS
Fundamentos legais

I - Obrigatoriedade
Todas as empresas, independente de seu porte econômico, deverão, por força de lei, elaborar a folha de pagamento, sendo este documento obrigatório para efeito de fiscalização trabalhista e previdenciária.
Para sua elaboração não existe modelo oficial, podendo ser adotado o modelo que melhor atender aos interesses de cada empresa.
Além das informações referentes aos empregados, a empresa também é obrigada a preparar folha de pagamento da remuneração paga ou creditada a todas as pessoas físicas que prestem serviços sem vínculo empregatício tais como: trabalhador avulso e contribuinte individual (autônomo, empresário, etc.), relacionados por estabelecimento da empresa ou por obra de construção civil.

II - Salário e remuneração
Salário é a contraprestação devida ao empregado pela prestação de serviços, em decorrência do contrato de trabalho.
Remuneração, por sua vez, é a soma do salário contratualmente estipulado (mensal, por hora, por tarefa etc.), com outras vantagens percebidas na vigência do contrato trabalho.
Assim, integram a remuneração, além da importância fixa e estipulada, as comissões, percentagens, gratificações ajustadas, diárias para viagem (que excederem a 50% do salário) e abonos pagos pelo empregador.

II.1 - Discriminação das verbas
Ao efetuar o pagamento da remuneração ao empregado, o empregador deverá discriminar todas as verbas que a compõem, tais como:
a) salário,
b) horas extras,
c) adicional noturno,
d) adicional de periculosidade,
e) insalubridade, dentre outras.
Vale frisar que, o entendimento majoritário versa no sentido que é vedado o chamado salário complessivo, ou seja, aquele que engloba vários direitos legais ou contratuais do empregado. Nesse sentido, manifestou-se o Tribunal Superior do Trabalho (TST), através da Súmula nº 91:
"Nula é a cláusula contratual que fixa determinada importância ou percentagem para atender englobadamente vários direitos legais ou contratuais do trabalhador."
Assim, ao elaborar a folha de pagamento, o empregador deve destacar as verbas pagas, discriminando-as uma a uma.

II.2 - Horas extras
Em regra, a duração normal do trabalho, para os empregados em qualquer atividade privada, não excederá de 8 (oito) horas diárias, 44 (quarenta e quatro horas) semanais e 220 (duzentos e vinte) horas mensais, desde que não seja fixado expressamente outro limite inferior.
Todavia, havendo necessidade, a duração normal do trabalho poderá ser acrescida de horas suplementares, em número não excedente de 2 (duas), mediante acordo escrito entre empregador e empregado, ou mediante contrato coletivo de trabalho. Nesta hipótese, a remuneração do serviço extraordinário será superior, no mínimo, em 50% (cinqüenta por cento) à do normal.
Vale frisar que, poderá existir contrato, acordo ou convenção coletiva, disciplinado percentual superior a 50% (cinqüenta por cento) para o pagamento da hora extraordinária. Nesta hipótese, caberá ao empregador aplicar tal regra.
Para elucidar a questão, segue exemplo de cálculo de hora extra:
- Salário-hora normal: R$ 5,00
- Adicional de hora extra: R$ 2,50 (R$ 5,00 x 0,50)
- Valor da hora extra: R$ 7,50 (R$ 5,00 + R$ 2,50)

II.3 - Adicional noturno
O empregado que trabalhar no período noturno, ou seja, aquele compreendido entre as 22 (vinte e duas) horas de um dia e as 5 (cinco) horas do dia seguinte (horário noturno urbano), fará jus ao adicional de 20% sobre o salário-hora diurno.
A hora do trabalho noturno será computada como de 52 (cinqüenta e dois) minutos e 30 (trinta) segundos.
Portanto, se o empregado trabalha das 22 (vinte e duas) horas às 5 (cinco) horas do dia seguinte, terá de efetivo trabalho 7 (sete) horas normais, mas o empregador deverá considerar, para efeito de pagamento, 8 (oito) horas, conforme demonstrado abaixo:
- Horas noturnas efetivamente trabalhadas: 8 horas
- Hora diurna sem adicional: R$ 5,00
- Hora noturna: R$ 6,00 (R$ 5,00 + R$ 5,00 x 0,20)
- Valor a receber por 8 horas noturnas trabalhadas: R$ 48,00 (R$ 6,00 x 8 horas noturnas)

II.4 - Adicional de periculosidade
Os empregados que trabalham em contato permanente com inflamáveis ou explosivos em condições de risco acentuado, deverão receber um adicional de 30% sobre o salário sem os acréscimos resultantes de gratificações, prêmios ou participações nos lucros da empresa.
Segue exemplo:
- Salário contratual mensal: R$ 1.000,00
- Adicional de periculosidade: R$ 300,00 (R$ 1.000,00 x 0,30)
- Valor a receber: R$ 1.300,00
A caracterização e a classificação da periculosidade, segundo as normas do Ministério do Trabalho, far-se-ão através de perícia a cargo de Médico do Trabalho ou Engenheiro do Trabalho, registrados no Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

II.5 - Adicional de insalubridade
O exercício de trabalho em condições insalubres, acima dos limites de tolerância estabelecidos pelo Ministério do Trabalho, assegura a percepção de adicional respectivamente de 40% (quarenta por cento), 20% (vinte por cento) e 10% (dez por cento) do salário mínimo da região, segundo se classifiquem nos graus máximo, médio e mínimo, conforme quadro das atividades insalubres constante da Norma Regulamentadora (NR) nº15, aprovada pela Portaria MTE nº 3.214/1978.
Todavia, vale ressaltar que mesmo com a previsão contida no art. 192 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), recentemente o Superior Tribunal Federal (STF) publicou a seguinte Súmula Vinculante nº 4, criando grande controvérsia em relação ao tema:
"Salvo os casos previstos na Constituição Federal, o salário mínimo não pode ser usado como indexador de base de cálculo de vantagem de servidor público ou de empregado, nem ser substituído por decisão judicial."
Através da adoção de normas de proteção no próprio ambiente de trabalho ou através do uso de equipamentos individuais, a insalubridade poderá ser eliminada ou ter reduzido seu grau, eliminando ou reduzindo, conseqüentemente, o adicional.
A caracterização e a classificação da periculosidade, segundo as normas do Ministério do Trabalho, far-se-ão através de perícia a cargo de Médico do Trabalho ou Engenheiro do Trabalho, registrados no Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

II.6 - Adicionais concomitantes
De acordo com a Súmula nº 264 do Tribunal Superior do Trabalho (TST), a remuneração do serviço suplementar (horas extras) será composta do valor da hora normal, integrado por parcelas de natureza salarial e acrescido do adicional previsto em lei, contrato, acordo, convenção coletiva ou sentença normativa.
Assim, se o empregado trabalhar em local insalubre ou perigoso, e tiver prorrogado sua jornada de trabalho, perceberá a título de hora extra o adicional de 50%, calculado sobre a hora normal, acrescida do valor da periculosidade ou insalubridade, conforme o caso.

III - Descontos na folha de pagamento
A legislação trabalhista permite que o empregador efetue descontos no salário do empregado quando se tratar de adiantamentos (ex: vales pagos na metade do mês), de dispositivos de lei ou de contrato coletivo.
Além disso, em caso de dano causado pelo empregado, a empresa poderá efetuar o respectivo desconto, desde que haja previsão no contrato de trabalho ou na ocorrência de dolo por parte do trabalhador.
Além disso, prevê a Súmula nº 342 do Tribunal Superior do Trabalho (TST):
"Descontos salariais efetuados pelo empregador, com a autorização prévia e por escrito do empregado, para ser integrado em planos de assistência odontológica, médico-hospitalar, de seguro, de previdência privada, ou de entidade cooperativa, cultural ou recreativo-associativa de seus trabalhadores, em seu benefício e de seus dependentes, não afrontam o disposto no art. 462 da CLT, salvo se ficar demonstrada a existência de coação ou de outro defeito que vicie o ato jurídico."

III.1 - Contribuição sindical
A contribuição sindical será recolhida, de uma só vez, anualmente, e consistirá na importância correspondente à remuneração de 1 (um) dia de trabalho, para os empregados, qualquer que seja a forma da referida remuneração.
Desse modo, os empregadores deverão descontar, da folha de pagamento de seus empregados relativa ao mês de março de cada ano, a contribuição sindical por estes devida aos respectivos sindicatos, e repassar tais valores ao respectivo sindicato no mês de abril do ano corrente.

III.2 - Vale-Transporte
A empresa que conceder o vale-transporte está autorizada a descontar mensalmente do empregado a parcela equivalente a até 6% de seu salário básico ou vencimento, excluídos quaisquer vantagens ou adicionais.

III.3 - Folha de pagamento mensal
De acordo com a legislação previdenciária, a empresa ou equiparada deverá elaborar folha de pagamento mensal da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, de forma coletiva por estabelecimento, por obra de construção civil e por tomador de serviços, com a correspondente totalização e resumo geral, nela constando:
a) discriminados, o nome de cada segurado e respectivo cargo, função ou serviço prestado;
b) agrupados, por categoria, os segurados empregado, trabalhador avulso e contribuinte individual;
c) identificados, os nomes das seguradas em gozo de salário-maternidade;
d) destacadas, as parcelas integrantes e as não-integrantes da remuneração e os descontos legais;
e) indicado, o número de cotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.

IV - Contribuição previdenciária

IV.1 - Trabalhadores
A contribuição do empregado e do trabalhador avulso é calculada de acordo com a seguinte tabela:

SALÁRIO-DE-CONTRIBUIÇÃO ALÍQUOTA PARA FINS DE RECOLHIMENTO AO INSS
até 965,67 8,00%
de 965,68 até 1.609,45 9,00%
de 1.609,46 até 3.218,90 11,00%

A contribuição social previdenciária do segurado contribuinte individual, para fatos geradores ocorridos a partir de 1º de abril de 2003, observado o limite máximo do salário-de-contribuição é de:
a) 20% (vinte por cento), incidente sobre:
a.1) a remuneração auferida em decorrência da prestação de serviços a pessoas físicas;
a.2) a remuneração que lhe for paga ou creditada, no decorrer do mês, pelos serviços prestados à entidade beneficente de assistência social isenta das contribuições sociais;
a.3) a retribuição do cooperado quando prestar serviços a pessoas físicas e à entidade beneficente em gozo de isenção da cota patronal, por intermédio da cooperativa de trabalho;
b) 11% (onze por cento) incidente sobre:
b.1) a remuneração que lhe for paga ou creditada, no decorrer do mês, pelos serviços prestados à empresa;
b.2) a retribuição do cooperado quando prestar serviços à empresas em geral e equiparados a empresa, por intermédio de cooperativa de trabalho;
b.3) a retribuição do cooperado quando prestar serviços à cooperativa de produção;
b.4) a remuneração que lhe for paga ou creditada, no decorrer do mês, pelos serviços prestados a outro contribuinte individual, a produtor rural pessoa física, a missão diplomática ou repartição consular de carreira estrangeiras.
No caso de condutor autônomo de veículo rodoviário, espécie de contribuinte individual, considera-se base de cálculo para a contribuição previdenciária, pelo serviço de frete, carreto ou transporte de passageiros, o equivalente a 20% (vinte por cento) do valor bruto do serviço.
Além dessa contribuição, o condutor autônomo de veículo rodoviário (inclusive o taxista), o auxiliar de condutor autônomo, bem como o cooperado filiado a cooperativa de transportadores autônomos, estarão sujeitos ao pagamento da contribuição para o Serviço Social do Transporte (SEST) e para o Serviço Nacional de Aprendizagem do Transporte (SENAT), prevista no art. 7º da Lei nº 8.706, de 14 de setembro de 1993.
A contribuição destinada ao SEST/SENAT corresponde a alíquota de 2,5% incidente sobre a base de cálculo reduzida (20% do valor total do serviço), para cujo cálculo não se observará o limite máximo do salário-de-contribuição.

IV.2 - Empresas
A contribuição a cargo da empresa destinada à Seguridade Social é de:
a) 20% (vinte por cento) sobre o total das remunerações pagas, devidas ou creditadas a qualquer título, durante o mês, aos segurados empregados e trabalhadores avulsos que lhe prestem serviços, destinadas a retribuir o trabalho, qualquer que seja a sua forma, inclusive as gorjetas, os ganhos habituais sob a forma de utilidades e os adiantamentos decorrentes de reajuste salarial, quer pelos serviços efetivamente prestados, quer pelo tempo à disposição do empregador ou tomador de serviços, nos termos da lei ou do contrato ou, ainda, de convenção ou acordo coletivo de trabalho ou sentença normativa.
b) 20% (vinte por cento) sobre o total das remunerações pagas ou creditadas a qualquer título, no decorrer do mês, aos segurados contribuintes individuais que lhe prestem serviços;
c) 1% (um por cento), 2% (dois por cento) ou 3% (três por cento) do total das remunerações pagas ou creditadas no decorrer do mês aos segurados empregados e trabalhadores avulsos, para o financiamento dos benefícios concedidos em razão do grau de incidência de incapacidade laborativa decorrente de riscos ambientais do trabalho (GIIL-RAT).

No caso de bancos comerciais, bancos de investimentos, bancos de desenvolvimento, caixas econômicas, sociedades de crédito, financiamento e investimento, sociedades de crédito imobiliário, sociedades corretoras, distribuidoras de títulos e valores mobiliários, empresas de arrendamento mercantil, cooperativas de crédito, empresas de seguros privados e de capitalização, agentes autônomos de seguros privados e de crédito e entidades de previdência privada abertas e fechadas, além das contribuições referidas acima, é devida a contribuição adicional de dois vírgula cinco por cento sobre a base de cálculo definida nas alíneas "a" e "b".
A empresa é obrigada a arrecadar a contribuição previdenciária do trabalhador a seu serviço, mediante desconto na remuneração paga, devida ou creditada a este segurado, e recolher o produto arrecadado juntamente com as contribuições a seu cargo até o dia 20 (vinte) do mês subseqüente ao da competência, ou até o dia útil imediatamente anterior se não houver expediente bancário naquele dia, conforme determina o art. 30, I, "b", da Lei 8.212/1991.
As empresas e equiparadas também estão obrigadas a efetuar, a seu cargo, o recolhimento destinado a outras entidades (terceiros), como por exemplo, INCRA, SENAR, SESC, SESCOOP, entre outros.
Compete ao Ministério da Previdência Social arrecadar e fiscalizar as contribuições devidas às outras entidades ou fundos, conforme alíquotas discriminadas na Tabela de Alíquotas por Códigos FPAS, prevista no Anexo III da Instrução Normativa MPS/SRP nº 03/2005.
A alíquota será fixada de acordo com o enquadramento do Fundo de Previdência e Assistência Social (FPAS), que deverá ser realizado pela própria empresa levando em consideração a atividade desenvolvida.
Assim, cada empresa fica responsável por identificar sua atividade e realizar o enquadramento ocorre conforme o código FPAS (Fundo de Previdência e Assistência Social). Este enquadramento, realizado com base nas orientações contidas nos Anexos II e III da Instrução Normativa MPS/SRP nº 03/2005, definirá o percentual de contribuição, a base de incidência e a vinculação às contribuições destinadas devido a outras entidades.
A contribuição destinada a terceiros deverá ser recolhida até o dia 20 (vinte) do mês subseqüente ao da competência, ou até o dia útil imediatamente anterior se não houver expediente bancário naquele dia.

V - FGTS
Todos os empregadores ficam obrigados a depositar, a seu cargo, até o dia 7 (sete) de cada mês, em conta bancária vinculada, a importância correspondente a 8% (oito por cento) da remuneração paga ou devida, no mês anterior, a cada trabalhador. Todavia, se no dia 7 (sete) não houver expediente bancário, o recolhimento deve ser antecipado.

Fundamentos legais
Constituição Federal, art. 7º, XVI
Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), arts. 58, 59, 61, 73, 79, 192, 193, 195, 444, 457, 458, 462, 580, 582 e 583
Lei nº 7.418/1985, art. 4º
Lei nº 8.036/1990, art. 15
Lei 8.212/1991, com redação dada pela MP 447/2008, arts. 22 e art. 30, I, "b"
Lei nº 8.706/1993, art. 7º
Decreto nº 95.247/1987, art. 9º
Decreto nº 3.048/1999, art. 225, I
NR 15, aprovada pela Portaria MTE nº 3.214/1978
NR 16, aprovada pela Portaria MTE nº 3.214/1978
Instrução Normativa MPS/SRP nº 03/2005, art. 60, III
Portaria Interministerial MF/MPS 48/2009, anexo II