Livro registro de inventário - Escrituração - Roteiro de Procedimentos

Roteiro - Federal/Contábil - 2009/4106

Sumário
Introdução
I. O que lançar no registro de inventário
II. Materiais de almoxarifado
III. Bens do ativo imobilizado
IV. Pessoas obrigadas à escrituração
V. Modelo
VI. Termos de abertura e encerramento
VI.1 Autenticação
VII. Normas de escrituração
VII.1 Regras gerais
VII.2 Regras especiais
VII.3 Lançamentos
VII.4 Escrituração pelos estabelecimentos comerciais
VII.5 Vedação à escrituração centralizada
VII.6 Prazo para escrituração
VII.7 Escrituração na hipótese de inexistência de estoque
VII.8 Ajustes a serem efetuados por empresas que utilizarem unicamente livro Registro de Inventário, modelo 7
VII.9 Inexistência de estoques
VIII. Retirada do livro do estabelecimento
IX. Avaliação do estoque

Introdução
A pessoa jurídica, além dos livros de contabilidade previstos em leis e regulamentos, deverá possuir o Livro Registro de Inventário (artigo 260 do RIR/99).
As empresas tributadas com base no lucro real estão obrigadas a registrar no livro Registro de Inventário os estoques existentes ao final de cada trimestre (31 de março, 30 de junho, 30 de setembro e 31 de dezembro), se apurarem o lucro real trimestralmente, ou em 31 de dezembro, caso tenham optado pelo pagamento mensal do Imposto de Renda por estimativa (artigos 220 e 221 do RIR/99). As empresas que apuram o imposto de renda com base no lucro real anual e, durante o ano-calendário, levantem balanços ou balancetes para efeito de suspensão ou redução do pagamento mensal do imposto não estão obrigadas à escrituração do livro Registro de Inventário nessas ocasiões. (Instrução Normativa SRF nº 93/1997, artigo 12 , § 3º).
As empresas tributadas pelo lucro presumido e as optantes pelo Simples Nacional devem registrar no livro Registro de Inventário os estoques existentes em 31 de dezembro de cada ano-calendário (artigo 190 , parágrafo único, II, e artigo 527 , II do RIR/99).

I. O que lançar no inventário
O Livro Registro de Inventário destina-se a arrolar, pelos seus valores e com especificações que permitam sua perfeita identificação, as mercadorias, matérias-primas, produtos manufaturados, os produtos em fabricação e os bens em almoxarifado existentes na data do balanço patrimonial levantado ao fim de cada período de apuração (artigo 261 do RIR/99).
Assim, devem ser arrolados separadamente nesse livro:
a) as mercadorias, matérias-primas, produtos manufaturados, os produtos em fabricação e os bens em almoxarifado em poder do estabelecimento;
b) as mercadorias, matérias-primas, produtos manufaturados, os produtos em fabricação e os bens em almoxarifado, do estabelecimento em poder de terceiros.

II. Materiais de almoxarifado
Na legislação do ICMS não há referência à obrigatoriedade de escrituração dos bens/materiais destinados a uso de consumo. Contudo, considerando que o livro para registro de inventário é um só e que deve atender, simultaneamente, aos critérios do ICMS, IPI e IRPJ, os contribuintes devem também arrolar nesse livro os bens em almoxarifado (materiais de uso em consumo) existentes na data do balanço patrimonial levantado ao fim de cada período-base de incidência do Imposto de Renda.

III. Bens do ativo imobilizado
O registro de inventário refere-se ao saldo dos estoques do estabelecimento no último dia do período de referência, assim, os bens componentes do Ativo Permanente/Imobilizado não devem ser arrolados no referido livro.

IV. Pessoas obrigadas à escrituração
O Livro Registro de Inventário, como regra geral deve ser escriturado por todos os contribuintes do ICMS, IPI e IRPJ, que mantenham em estoque mercadorias, matérias-primas, produtos intermediários, materiais de embalagem, bem como produtos em fase de fabricação e produtos acabados.

V. Modelo
Não há, perante a legislação do Imposto de Renda, um modelo próprio para o livro Registro de Inventário, podendo a pessoa jurídica optar pelas seguintes alternativas (artigo 260, § 1º do RIR/99):
a) criar modelo próprio que satisfaça as necessidades do seu negócio;
b) adotar livro exigido por outra lei fiscal;
c) substituir o livro por série de fichas numeradas; ou
d) adotar sistema de escrituração por meio de processamento eletrônico de dados.
A legislação do IPI e ICMS adotam como livro Registro de Inventário, o chamado modelo 7, de que trata o Convênio Sinief/1970. Este livro pode ser adotado para o atendimento da legislação do Imposto de Renda, todavia, é indispensável que sejam feitas no livro modelo 7 as adaptações necessárias para torná-lo apto a atender aos requisitos de cada legislação, não devendo ser prejudicada a clareza do modelo oficial (Parecer Normativo CST nº 5/1986).

MODELO DO LIVRO REGISTRO DE INVENTÁRIO
ESTOQUES EXISTENTES
EM 31/12/2008
CLASSIFICÃ
DISCRIMINAÇÃO
QUANTIDAD
UNIDAD
VALOR
OBSERVAÇÕE
FISCAL



UNITÁRIO
PARCIAL
TOTAL

VI. Termos de abertura e encerramento
O Livro Registro de Inventário deve conter Termos de Abertura e Encerramento, lavrados na ocasião própria, conforme dispuser a legislação tributária de cada Unidade da Federação.

VI.1 Autenticação
O livro Registro de Inventário deve ser autenticado pela Junta Comercial ou pelas repartições encarregadas do Registro do Comércio, no caso de sociedade empresária, ou pelo Cartório de Registro de Títulos e Documentos ou de Registro Civil das Pessoas Jurídicas, no caso de sociedades simples.
Sendo utilizado o mesmo livro Registro de Inventário exigido pela legislação do IPI/ICMS, a autenticação pela Junta Comercial ou pelo cartório não supre a exigência de eventual registro pelo Estado (artigo 260, § 2º RIR/99).
A autenticação de instrumentos de escrituração mercantil (livros, conjunto de fichas ou de folhas soltas ou conjunto de folhas contínuas) pode ser efetuada antes ou depois da escrituração (artigo 12 da IN DNRC nº 107/2008).

As regras aplicáveis na autenticação de instrumentos da escrituração dos empresários e sociedades empresária, encontram-se na Instrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008

VII. Normas de escrituração
A escrituração do Livro Registro de Inventário deve ser feita mediante a observação de regras gerais e especiais, a seguir comentadas:

VII.1 Regras gerais
Quanto aos lançamentos, que podem ser efetuados por processo manual, mecanizado ou processamento de dados, o contribuinte deve observar as seguintes regras, comuns aos demais livros fiscais:
a) devem ser feitos a tinta, com exatidão e clareza;
b) não pode haver emendas, borrões, rasuras, bem como páginas, linhas ou espaços em branco.

VII.2 Regras especiais
A escrituração do Livro Registro de Inventário deve atender à ordem de classificação dos produtos na Tabela de Incidência do IPI (TIPI), se for o caso.
Os bens devem ser arrolados, de acordo com a sua natureza e titularidade, nos seguintes grupos:
a) de mercadorias;
b) de matérias-primas;
c) de produtos intermediários;
d) de material de embalagem;
e) de produtos acabados ou manufaturados;
f) de produtos em fase de fabricação;
g) dos bens mencionados nas letras anteriores, pertencentes ao estabelecimento, mas em poder de terceiros.

VII.3 Lançamentos
Observadas as regras gerais e especiais, os lançamentos devem ser efetuados da forma a seguir:
a) coluna "CLASSIFICAÇÃO FISCAL"
Registrar, por grupo, a posição, subposição e item em que as mercadorias estiverem classificadas na TIPI - Tabela de Incidência do IPI;
b) coluna "DISCRIMINAÇÃO"
Através de anotação no centro da coluna, devem ser identificados os grupos a que pertencem os bens. A seguir, fazer a especificação que permita a perfeita identificação das mercadorias, tais como espécie, qualidade, marca, modelo e número, se houver;
c) coluna "QUANTIDADE"
Registrar a quantidade de mercadorias em estoque à época do balanço;
d) coluna "UNIDADE"
Esta coluna deve ser utilizada para especificar a unidade-padrão (quilograma, metro, litro, dúzia e outras), própria da mercadoria, de acordo com a legislação do IPI;
e) coluna "VALOR"
Nesta coluna deve ser anotado:
1. Coluna "Unitário" - valor de cada unidade das mercadorias, pelo custo de aquisição ou de fabricação, ou pelo preço corrente no mercado ou na Bolsa, prevalecendo o critério de estimar-se pelo preço corrente, quando este for inferior ao preço de custo. No caso de matérias-primas ou produtos em fase de fabricação, o valor deve ser o de seu preço de custo;
2. Coluna "Parcial" - valor resultante da multiplicação da "Quantidade" pelo "Valor Unitário";
3. Coluna "Total" - soma dos valores parciais constantes da mesma posição, subposição e item, referidos na letra "a";
f) Coluna "OBSERVAÇÕES"
Anotações diversas, referentes a ocorrências especiais ou explicações em geral, relativas à escrituração;
g) RESUMO
Após o arrolamento, deve ser consignado o valor total de cada grupo e, ainda, o total geral do estoque existente.

VII.4 Escrituração pelos estabelecimentos comerciais
Os estabelecimentos comerciais não equiparados a industriais, quando da escrituração do livro Registro de Inventário, não precisam obedecer à ordem de classificação das mercadorias na TIPI, nem utilizar a coluna sob o título "CLASSIFICAÇÃO FISCAL".

VII.5 Vedação à escrituração centralizada
O Livro Registro de Inventário deve ser escriturado em cada estabelecimento, seja filial, sucursal, agência, depósito, fábrica ou outro qualquer, não sendo possível sua centralização.
Cada estabelecimento contribuinte do IPI/ICMS está obrigado a manter e escriturar o livro modelo 7 com as especificações dispostas no Convênio Sinief/1970.
No caso de empresas que mantenham contabilidade descentralizada, é admitido que a matriz, após arrolar os bens em seu poder, adicione, por totais, grupo a grupo, os inventários de cada dependência que mantenha contabilidade não centralizada (Parecer Normativo CST nº 5/1986).

VII.6 Prazo para escrituração
O levantamento do inventário, bem como sua escrituração, no livro próprio devem ser efetuados na data em que, por força da legislação do imposto de renda, esteja a pessoa jurídica obrigada a levantar balanço. Para tal fim não prevalecem os parágrafos 6º e 7º do artigo 76 do Convênio SINIEF/70 (Parecer Normativo CST nº 5/1986).
Para empresas tributadas pelo lucro real o livro Registro de Inventário deve ser providenciado:
a) até o último dia útil do mês seguinte ao do encerramento do trimestre de apuração do lucro real (data prevista para o pagamento da 1ª quota ou quota única do imposto apurado artigo 856 do RIR/99), no caso de apuração trimestral; ou
b) até a data prevista para a entrega tempestiva da DIPJ relativa ao ano-calendário a que se referir o inventário, no caso de apuração anual do lucro real.
Cabe ressaltar que as pessoas jurídicas, tributadas pelo lucro real, que não escriturarem o livro Registro de Inventário, ficam sujeitas ao arbitramento do lucro tributável pela autoridade fiscal (artigo 530 do RIR/99).
Quanto às empresas tributadas pelo lucro presumido ou Simples Nacional, não há prazo específico na legislação, podendo ser adotada a data prevista para a entrega da DIPJ, na apuração pelo lucro presumido ou DASN, para empresas optantes pelo Simples Nacional.

VII.7 Escrituração na hipótese de inexistência de estoque
No caso de inexistir estoque, o contribuinte deve, no Livro Registro de Inventário:
a) preencher o cabeçalho da página; e
b) declarar, na primeira linha, a inexistência do estoque.

VII.8 Ajustes a serem efetuados por empresas que utilizarem unicamente livro Registro de Inventário, modelo 7
As pessoas jurídicas contribuintes do IPI e/ou ICMS que utilizarem unicamente o livro Registro de Inventário, modelo 7 devem adaptá-lo às exigências da legislação do Imposto de Renda. São essas (Parecer Normativo CST nº 5/1986):
a) acrescentar os bens cujo inventário não é exigido para fins do IPI/ICMS, entretanto são exigidos pela legislação do Imposto de Renda (almoxarifado);
b) acrescentar o valor unitário dos bens, de acordo com os critérios exigidos pela legislação do Imposto de Renda, quando diferente dos critérios previstos na legislação do IPI/ICMS, observando, dessa forma, o valor contábil dos estoques. Esse acréscimo é autorizado pelo Convênio Sinief/1970.
Para os contribuintes de PIS e COFINS regidos pelo sistema não-cumulativo, os valores dessas contribuições que geram direitos a crédito não compõem o valor do custo de aquisição, assim como o valor do ICMS recuperável também não compõe esse custo. Essa regra provém do artigo 289 do RIR/99.
Entretanto, há de se observar que as legislações do IPI e do ICMS não contemplam essas exclusões. Assim, o valor do ICMS recuperável, do PIS e da COFINS não-cumulativos a ser excluído para efeito do Imposto de Renda, poderá ser destacado na coluna "Observações" do livro modelo 7.

VII.9 Inexistência de estoques
A falta de estoque não exime o estabelecimento da escrituração do livro Registro de Inventário. Portanto, inexistindo estoque, o contribuinte mencionará esse fato na primeira linha, após preencher o cabeçalho da página

VIII. Retirada do livro do estabelecimento
O Livro Registro de Inventário, assim como os demais livros fiscais, só pode ser retirado do estabelecimento mediante prévia autorização do Fisco estadual, salvo:
a) para ser levado à repartição fiscal;
b) para ser entregue a contabilista, para fins de escrituração; ou
c) nos demais casos permitidos na legislação.

IX. Avaliação do estoque
Devem ser observadas as normas da legislação federal, pelas pessoas jurídicas, para a avaliação das matérias-primas, materiais secundários, material de embalagem, produtos acabados ou em elaboração, existente no estoque ao final do período (artigos 292 a 296 do RIR/99).